Fonio

Wenn Sie mit uns telefonisch in Verbindung treten und wir nicht erreichbar sind, landen Sie in unserem KI-Anrufbeantworter. Genau genommen erfolgt dies unter Einsatz der KI-basierten Telefonassistenzsoftware „fonio.ai“, einem österreichischen Anbieter. In diesem Zusammenhang werden personenbezogene Daten unter Nutzung von fonio.ai verarbeitet.

(Bildnachweis: ChatGPT 5.2)

Verantwortliche Stelle und Anwendungsbereich

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem Einsatz von fonio.ai ist das Unternehmen, das die Software zur Abwicklung der Telefonkommunikation einsetzt.

Anbieter der Software fonio.ai ist die fonio GmbH, Joanelligasse 5/16, 1060 Wien, Österreich (UID-Nr: ATU81626634), nach den Angaben in der Dokumentation des Anbieters in dessen Impressum.

fonio.ai wird als technische Plattform zur Annahme, Weiterleitung, Analyse und Dokumentation von Telefongesprächen eingesetzt, insbesondere zur strukturierten Erfassung von Anfragen und zur Entlastung des Kanzleibetriebs.

Erhebung personenbezogener Daten

Im Rahmen des Einsatzes von fonio.ai können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Telefonnummer des Anrufers
• Datum und Uhrzeit des Anrufs
• Dauer des Gesprächs
• Inhalt des Gesprächs, soweit dieser vom Anrufer freiwillig übermittelt wird
• automatisch erstellte Gesprächsprotokolle oder Zusammenfassungen
• technische Metadaten (z. B. Verbindungsdaten)

Darüber hinaus erhebt fonio.ai technische Informationen, die für den sicheren Betrieb und die Stabilität des Dienstes erforderlich sind, etwa Log- und Systemdaten.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

e Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen der DSGVO:

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse): Unser berechtigtes Interesse liegt in der effizienten Organisation der telefonischen Erreichbarkeit, der strukturierten Erfassung von Anfragen sowie der Sicherstellung eines reibungslosen Kanzleibetriebs.
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen):
  Soweit Anrufe der Anbahnung oder Durchführung eines Mandatsverhältnisses dienen, erfolgt die Verarbeitung zur Erfüllung vertraglicher Pflichten.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung): Sofern Gesprächsinhalte verarbeitet oder analysiert werden, erfolgt dies auf Grundlage der freiwilligen Einwilligung des Anrufers, die durch die aktive Nutzung der Telefonassistenz erteilt wird.

Einsatz von KI-Funktionen

fonio.ai nutzt KI-gestützte Systeme zur Spracherkennung, Gesprächsanalyse und strukturierten Zusammenfassung von Inhalten. Die Verarbeitung erfolgt automatisiert, jedoch ausschließlich zu organisatorischen Zwecken (z. B. Gesprächszuordnung, Vorqualifikation von Anliegen).

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Datenübermittlung und Sicherheit

fonio.ai verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der vertraglich vereinbarten Auftragsverarbeitung. Nach den Angaben des Anbieters werden geeignete technische und organisatorische Maßnahmen eingesetzt, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Manipulation zu schützen. Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer erfolgt nur, sofern hierfür geeignete Datenschutzgarantien bestehen, insbesondere durch den Einsatz von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO.

Auftragsverarbeitung und Sub-Auftragsverarbeiter

Für den Einsatz von fonio.ai wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. fonio.ai setzt zur Erbringung seiner Leistungen ausgewählte Sub-Auftragsverarbeiter ein. Eine Übersicht der genehmigten Sub-Auftragsverarbeiter ist in der Datenschutz-Dokumentation von fonio.ai angeführt (siehe hier den Link). Die Einbindung erfolgt ausschließlich unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben der DSGVO.

Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.

Gesprächsdaten und Protokolle werden regelmäßig überprüft und gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung des Anliegens nicht mehr erforderlich sind, sofern keine gesetzlichen Verpflichtungen einer Löschung entgegenstehen.

Betroffenenrechte

Betroffenen Personen stehen die Rechte nach der DSGVO zu, insbesondere:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Diese Rechte können gegenüber der verantwortlichen Stelle geltend gemacht werden.

Hinweis zu Telekommunikations- und Drittanbietern

Bei der Nutzung telefonischer Kommunikationsdienste können zusätzlich Telekommunikationsanbieter personenbezogene Daten verarbeiten. Diese Datenverarbeitungen erfolgen unabhängig vom Einsatz von fonio.ai und unterliegen den jeweiligen Datenschutzhinweisen der Anbieter.