Advokat

Zur Verwaltung von Mandaten, Akten, Fristen, Terminen, Dokumenten sowie zur Abwicklung der internen und externen Kommunikation setzen wir die Kanzleisoftware „ADVOKAT“ ein. In diesem Zusammenhang werden personenbezogene Daten unter Nutzung von ADVOKAT verarbeitet.

(Bildnachweis: ChatGPT 5.2)

Verantwortliche Stelle und Anwendungsbereich

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem Einsatz von ADVOKAT ist das Unternehmen bzw. die Kanzlei, die die Software zur Kanzleiorganisation nutzt.

Anbieter der Software ADVOKAT ist die ADVOKAT Unternehmensberatung GREITER & GREITER GmbH, Stephansplatz 7a, 1010 Wien, deren Leistungen insbesondere Kanzleiverwaltung, Aktenführung, Fristenmanagement, Dokumentenerstellung sowie Abrechnung umfassen.

ADVOKAT wird als zentrale Kanzlei- und Mandatsverwaltungssoftware eingesetzt und bildet die technische Grundlage für die Bearbeitung von Mandaten.

Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

Im Rahmen der Nutzung von ADVOKAT werden insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet:

• Stammdaten von Mandanten und Beteiligten (z. B. Name, Anschrift, Kontaktdaten, Geburtsdaten)
• Kommunikationsdaten (z. B. E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Schriftverkehr)
• Mandats- und Akteninhalte (z. B. Sachverhalte, Schriftsätze, Beweismittel, Verträge, gerichtliche Dokumente)
• Abrechnungs- und Zahlungsdaten
• Fristen- und Termindaten

Darüber hinaus verarbeitet ADVOKAT technische Daten, die für den Betrieb, die Sicherheit und die Wartung der Software erforderlich sind (z. B. Log- und Systemdaten).

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen der DSGVO:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Erfüllung des Mandatsverhältnisses sowie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, insbesondere berufs-, steuer- und aufbewahrungsrechtlicher Pflichten.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund berechtigter Interessen an einer effizienten, sicheren und strukturierten Kanzleiorganisation.

Soweit besonders schützenswerte Daten verarbeitet werden (z. B. Gesundheitsdaten oder strafrechtlich relevante Informationen), erfolgt dies auf Grundlage der einschlägigen Sondertatbestände der DSGVO, insbesondere Art. 9 und Art. 10 DSGVO.

Datenübermittlung und Datensicherheit

ADVOKAT setzt geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Manipulation zu schützen. Dazu zählen unter anderem Zugriffs- und Berechtigungskonzepte, Verschlüsselungsmechanismen sowie regelmäßige Sicherheitsmaßnahmen.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte erfolgt ausschließlich, soweit dies zur Mandatsbearbeitung erforderlich ist oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht (z. B. Gerichte, Behörden, Vertragspartner).

Auftragsverarbeitung und Hosting

Soweit ADVOKAT im Rahmen von Cloud- oder Hosting-Leistungen eingesetzt wird, erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

ADVOKAT setzt hierfür sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein. Die Verarbeitung erfolgt nach den vertraglich vereinbarten Vorgaben und unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen der DSGVO.

Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweilige Mandatsbearbeitung erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.

Nach Abschluss eines Mandats werden Akten und Daten entsprechend den berufs- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten archiviert und anschließend gelöscht, sofern keine weiteren rechtlichen Gründe einer Löschung entgegenstehen.

Betroffenenrechte

Betroffenen Personen stehen die Rechte nach der DSGVO zu, insbesondere:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Diese Rechte können jederzeit gegenüber der verantwortlichen Stelle geltend gemacht werden.

Berufsrechtliche Verschwiegenheit

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung von ADVOKAT erfolgt unter strikter Beachtung der anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht. Alle in ADVOKAT gespeicherten Mandatsinformationen unterliegen dem Berufsgeheimnis und werden vertraulich behandelt.